各单位：

为进一步深化研究生教育综合改革，提高人才培养质量，加快研究生教育国际化进程，提升我校研究生国际学术交流能力，学院对出国（境）参加高水平国际学术会议并发表论文的研究生提供资助，现将2020年度该工作的相关要求通知如下：

一、资助对象及原则

1.申请人须为我校全日制研究生；

2.申请人应具有较强的科研能力，并具备用外语自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力；

3.参加国际学术会议的主题应与申请人专业领域紧密相关；

4.参加国际学术会议的论文应以申请人本人为第一作者（若为第二作者，则第一作者应为其导师），西安电子科技大学应为第一署名单位，一篇论文只资助一人；

5.参加国际学术会议的论文全文被会议接收，申请人获会议主办方的正式录用通知或邀请函；

6.每位研究生在校期间每年只能获得一次资助。

二、资助办法

1.资助经费主要用于受资助人参加国际学术会议的往返旅费、会议注册费、签证费及住宿费等必需费用；

2.资助额度每人次不超过1万元。

三、申请与审批程序

1.申请人接到会议邀请函后，办理资助申请手续，填写《西安电子科技大学研究生出国参加国际学术会议资助申请表》，经导师同意后，将申请表、会议邀请函、论文复印件、会议日程安排表、研究生出国参加国际学术会议拟资助名单提交至所在学院，同时将电子版发送至学院邮箱（sme@mail.xidian.edu.cn）；

2.申请人同时办理因公出访审批手续，根据学生因公出访流程向学校国际合作与交流部提交申请材料并完成审批（http://oice.xidian.edu.cn/ygcg_j/xscf/yglscg.htm），因公出访审批为后续报销的必要步骤；

3.学院对学生材料进行评审，决定是否资助及资助额度，并于每月最后一周（节假日顺延）填报《研究生出国参加国际学术会议拟资助名单》，报送研究生院国际化办公室（南校区办公楼711）,电子版发送至：qzhong@xidian.edu.cn；

4.研究生院复核学院提交的名单，予以公示；

5.公示后一周内，由研究生院安排受资助学生进行一次公开英文学术报告；

6.会议结束后两周内，研究生通过以下链接向所在学院提交以下电子版材料（https://jinshuju.net/f/kJLsPg）：

（1）国际会议资助申请与总结附件材料：

①《西安电子科技大学研究生出国参加国际学术会议资助申请表》；

②《国际学术会议总结报告》；

③录用论文电子版全文。

（2）国际合作与交流部因公出访手续办理附件材料：

①《西安电子科技大学研究生因公临时出国（境）申请表》；

②《出访日程表》；

③《因公出访任务行前公示表》；

④会议邀请信；

⑤邀请信翻译件；

⑥护照信息页扫描件；

⑦《执行情况公示表》；

⑧因公出访批件扫描件。

（3）报销票据照片：

①机票及其发票；

②注册费发票；

③住宿费发票；

④签证等其他相关报销票据等。

（4）参会现场照片（研究生本人在会场内的照片）

7.电子版材料提交并审核通过后，赴学院提交纸质版《国际学术会议总结报告》并办理资助报销手续。

8.研究生按照学校财务处要求准备好相关票据，并填写《西安电子科技大学差旅费报销单》、《西安电子科技大学出国费用报销清单》（两个表格财务处网站自行下载，请注意使用最新版），带资助公示文件，整合课题组报销部分，到财务处报销。

联系人：宋老师 北校区办公楼111

联系电话：88204043

附件：

1 西安电子科技大学研究生出国参加国际学术会议资助申请表

2 西安电子科技大学研究生出国参加国际学术会议总结报告

3 西安电子科技大学研究生出国参加国际学术会议拟资助名单

附件下载：国际会议资助项目附件